Правила написания характеристики на сотрудника
Характеристика на сотрудника входит в пакет официальных документов с места работы. Написать ее может требовать внутренний регламент компании или же другой работодатель, который принимает человека на работу. Основная цель ее составления - дать короткую оценку деловых качеств и достижений, описать образование и свойства характера. И хотя четких рамок для составления характеристики нет, в официальной документации сложились определенные каноны, следуя которым оформление характеристики не составит никакого труда.
Общие требования к написанию характеристики
- Текст пишут от третьего лица в настоящем или прошедшем времени (в зависимости от дальнейшего назначения документа).
- Обязательно указывать название «Характеристика» и приводить полное имя сотрудника и его должность.
- Первый абзац - краткие анкетные данные работника. Далее описывают его деятельность в компании, приводя конкретные примеры его должностей. Во многих образцах также указывают личные достижения (руководство проектом, успешное участие в различных программах)
- В характеристику включают информацию о получении дополнительного образования, еще одной специальности или достижения нового уровня квалификации.
- Дают оценку профессиональным качествам работника (опыт, навыки, умение общаться с коллегами и руководством, качества характера, непосредственно относящиеся к выполнению трудовых обязанностей).
- Личные качества (психология, уровень культуры и т.д.).
- В последнем абзаце обязательно нужно указать предназначение характеристики. Документ должен быть подписан начальником организации, а также непосредственным начальником сотрудника или начальником отдела кадров.
- Под подписями ставят дату и печать компании.
Приведем более широкое разъяснение каждого пункта характеристики, а в конце статьи приведем образец ее написания.
Заголовочная часть характеристики
- название
- название организации, которая его выдала
- должность работника
- полная фамилия, имя и отчество.
Анкетные данные
В первом абзаце зачастую ограничиваются фамилией, инициалами, датой рождения и короткой информацией об образовании сотрудника. Чтобы правильно написать характеристику, также можно указать специализацию или ученую степень человека, если таковая имеется.
Описание трудовой деятельности в характеристике
Личные и профессиональные данные
В заключительном абзаце обязательно указывают место предназначения характеристики, а ниже ставят подписи начальники организации и подразделения, в котором работал человек. Документ заверяется печатью компании.
Характеристика об объемах работы.
Положительная характеристика сотрудника. Сотрудник выполняет большой объем работы, всегда укладывается в сроки, при этом успевает присутствовать на всех совещаниях, готовить своевременно требуемые отчеты и знакомиться с отчетами, поступающими к нему. Выполняемый им объем работ свидетельствует о высоком профессионализме и преданности компании.
Отрицательная характеристика сотрудника. Сотрудник активно вовлечен в различные проекты, посвящает им много времени и сил. К сожалению, усилия сотрудника не всегда приводят к реальным измеримым результатам, которых ожидает от него руководитель. Ряду важных задач не было уделено достаточного внимания. По-видимому, выполнению заданий препятствует отсутствие организованности и неумение ставить цели и расставлять приоритеты. Видимо, для повышения эффективности деятельности сотруднику рекомендуется попытаться понять и разобраться, как организован рабочий процесс в компании.
Характеристика об умении анализировать и принимать решения.
Положительная характеристика сотрудника. В данном случае отмечается способность сотрудника анализировать факты, собирать необходимую информацию и на основании этого принимать взвешенные решения. Сотрудник демонстрирует способность, рассматривая разные варианты, принимать правильное решение. Он быстро учится и умеет смотреть "в корень" вопроса, отделять важное от второстепенного. Даже если руководитель не всегда согласен с его решениями, он всегда относится к ним с уважением. Коллеги рассчитывают на способность сотрудника анализировать ситуацию и принимать решения и часто обращаются к нему за советом.
Отрицательная характеристика сотрудника. Некоторые из решений и рекомендаций сотрудника недостаточно подкреплены анализом и фактами. Руководитель неоднократно возвращал на доработку его предложения, так как они не были обоснованы, хотя у сотрудника и была возможность собрать необходимую информацию. В будущем сотруднику рекомендовано лучше познакомиться с работой компании и, прежде чем высказывать свою точку зрения, проработать все варианты и представить документы и предложения в приемлемом для руководства и коллег формате.
Характеристика об умении планировать и организовывать.
Положительный характеристика сотрудника. Описывается способность сотрудника планировать свою работу и определять цели. Правильно расставляет приоритеты. Редко оставляет дела на последнюю минуту. Внимателен не только к задаче в целом, но и к деталям работы. Как только в организации принимается какое-либо решение (даже если решение принято в другом департаменте), сотрудник оценивает возможные последствия, уточняет детали и модифицирует свои рабочие планы в соответствии с новыми требованиями. Часто его вопросы и замечания оказываются полезны не только для него, но и для всей организации.
Отрицательная характеристика сотрудника. Над навыками планирования и организации сотруднику предстоит еще много работать. Так как он редко планирует свою работу на перспективу, он часто не справляется своевременно с работой или же выполняет работу не с надлежащим качеством. Забывает своевременно предупредить коллег о том, какую информацию он от них ждет. В итоге из-за его плохого планирования коллеги и подчиненные вынуждены задерживаться по окончании рабочего дня. Отмечается неумение сотрудника планировать и концентрироваться на важнейших задачах не может выполнять несколько проектов одновременно.
Характеристика об умении контролировать эмоции.
Положительная характеристика сотрудника. Отмечается способность сотрудника хорошо работать не только в обычной, но и в стрессовой ситуации, всегда сохраняет оптимизм, выдержку и позитивное отношение к работе и коллегам. Его никто никогда не видел "вышедшим из себя". Когда дела идут плохо, он сохраняет выдержку и своим поведением успокаивает окружающих. Его зрелость и умение контролировать эмоции — одна из причин того, что коллеги стремятся работать совместно с ним над проектами.
Отрицательная характеристика сотрудника. Когда что-то беспокоит сотрудника, вместо того чтобы обсудить ситуацию с коллегами и руководством, он замыкается в себе и отгораживается от окружающих. При этом меняется его манера общения на работе. Это создает нервозную обстановку в коллективе. Если его проблемы носят рабочий характер,вероятно, руководителю стоит обсудить с ним важность открытой информации и выработать конструктивные методы обсуждения спорных вопросов.
Характеристика - этичная сторона вопроса и влияние характеристики
При их составлении возникает большое количество вопросов об этичности приведения той или иной информации. Желание сотрудника кадровой службы "не навредить" иногда приводит к тому, что характеристика сотрудника превращается в "похвальный лист".
По мнению судей, должностных лиц юрисдикционных органов, принимающих решения о наказании, большинство характеристик пишется по одному шаблону, и все они похожи на представления работников к награждению. Если инициаторами возбуждения уголовного дела или дела об административном правонарушении являются сами работодатели, то имеет место полная противоположность — характеристика на работника, совершившего служебное правонарушение, направленное против интересов собственников предприятия, изначально похожи на приговоры. Объективных характеристик — единицы.
Давать универсальный совет — как должна выглядеть характеристика сотрудника, что писать в ней все и только "правду и ничего кроме правды" — было бы опрометчивым, по той простой причине, что,
- во-первых, любая человеческая оценка событиям и поведению является субъективной и "у каждого своя правда",
- во-вторых, потому что положительную оценку сложнее использовать во вред работнику, нежели негативную, и не имеет значения, кто является субъектом ее использования.
Полагаем, что минимум вреда и максимум пользы принесет указанное выше соотношение достоинств и недостатков работника, если, конечно, последние имеются. Что же касается достоинств, то даже если невозможно сформировать представление о работнике, есть ряд нейтральных и беспристрастных оценок, которые могут быть положены в основу характеристики.
Самой ответственной является характеристика для судов или иных органов, решающих вопрос о применении к работнику наказания, о выдаче работнику разрешения (например, на усыновление) и т.д. Для того, чтобы характеристика работника была максимально полной, нужно постараться проконсультироваться с представителем работника или органа, запросившего характеристику.
После того, как такая характеристика составлена, сотрудник кадровой службы должен дать ей одну из трех оценок: "положительная", "удовлетворительная" или "отрицательная". Если самому это сделать сложно, то можно попросить коллегу (разумеется, не сообщая данные о работнике).
Ни в коем случае нельзя считать, что характеристика работника пишется для "проформы". Внешняя характеристика работника, особенно судебные, способны изменить жизнь человека.
|
